Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Oggetto del Trattamento sono immagini (foto o video) nelle quali possono essere riconoscibili persone che partecipano alle attività dei Contitolari in qualità di assistiti, loro genitori parenti o amici, volontari o dipendenti/collaboratori, persone partecipanti a eventi di raccolta fondi o con lo scopo di sensibilizzare il territorio sul tema della disabilità.
Alcuni di questi Interessati sono minorenni. Queste immagini potrebbero associare gli Interessati a una condizione specifica. Si tratta, quindi, di Dati meritevoli di particolare protezione, inoltre, potrebbero essere accompagnate da indicazioni del nome, di rado del cognome.
Finalità e modalità del Trattamento
Le immagini sono riprese con l’obiettivo di promuovere e diffondere le attività dei Contitolari e rendicontarne le diverse azioni.
Le immagini sono generalmente acquisite da dipendenti e collaboratori dei Contitolari e/o da professionisti e condivise con persone specifiche indicate dai Contitolari. Possono essere trattate – dai dirigenti, dipendenti o collaboratori dei Contitolari – o sotto la loro direzione da professionisti esterni.
Le immagini – più o meno elaborate e sotto forma di fotografie o video – sono utilizzate in vari modi: sono postate sui social media o sul web dei Contitolari, sono presentate come slide o video nel corso di eventi organizzati dai titolari, sono riprodotte su documenti cartacei o possono essere cedute a media selezionati interessati a illustrare l’attività dei Contitolari.
Gli obiettivi del Trattamento, che è condotto da persone giuridiche diverse che condividono una storia, una sensibilità e delle finalità comuni, possono essere quello di rendere conto degli eventi organizzati, rappresentare il clima che li ha caratterizzati, mostrare il lavoro svolto dai Contitolari, presentare le persone che si impegnano a vario titolo e più generalmente sottolineare i successi ottenuti dal lavoro svolto.
Consenso ai Dati attualmente trattati
I Contitolari dispongono di un apposito consenso rilasciato dagli Interessati.
A partire dal 25 maggio 2018 si richiede uno specifico consenso a norma GDPR a tutti gli interessati.
Dove richiesto il consenso è firmato anche o solo dagli esercenti la patria potestà (ambedue i genitori, tutore legale, curatore, amministratore di sostegno).
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
La informiamo che può esercitare i diritti di accesso, modifica cancellazione ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 15, 17,18, 19, 20 e 21 del Regolamento.
In qualunque momento l’Interessato (ambedue i genitori, tutore legale, curatore, amministratore di sostegno) può richiedere se disponiamo di immagini che lo ritraggono e quali, di modificarle o di cancellarle in tutto o in parte. La Fondazione Più di un Sogno e i Contitolari si impegnano ad evadere tale richiesta nei tempi più brevi possibili. I Contitolari, ricevuta una richiesta di cancellazione, si faranno parte attiva nel notificare la richiesta ai terzi che avessero trattato l’immagine. I Contitolari si impegnano ad evadere nel più breve tempo possibile le richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei Dati personali o di opposizione a ulteriori trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato e ha approntato allo scopo un modulo disponibile presso la sua sede. Accetterà comunque anche richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo.
Per quanto riguarda le immagini riportate su media cartacei non sarà possibile cancellarle, almeno fino ad esaurimento di detto materiale.
Nell’eventualità che le immagini fossero condivise da terzi non aderenti ai Contitolari attraverso social media o siti web senza l’autorizzazione, potrebbe risultare impossibile effettuare la loro cancellazione.
Rischi per l’Interessato
I Contitolari si rendono conto che i Dati in questione sono degni di particolare rilevanza. Le segnaliamo che esiste il rischio che le immagini siano rubate in modo indebito e soprattutto esistono i rischi legati alla loro condivisione su social network e altri media.
Misure di riduzione dei rischi
I Contitolari adottano idonee e preventive misure per la sicurezza atte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità delle immagini.
Le principali misure prese al fine di ridurre i rischi sono:
Possono riprendere immagini solo dipendenti e collaboratori che hanno ricevuto una formazione specifica al GDPR.
Il Trattamento delle immagini è accentrato presso la Fondazione Più di un Sogno che le inserisce in un database al quale hanno accesso, tramite password, solo persone espressamente indicate dal Responsabile del Trattamento e dai Contitolari. Il database è custodito presso un dispositivo di memoria esterna sito nella sede del Contitolare Cooperativa Sociale Vale un Sogno.
I Contitolari istruiranno i loro dipendenti/collaboratori affinché non pubblichino immagini sui loro siti o social personali. Gli stessi Contitolari richiederanno al Responsabile quali immagini pubblicare o condividere. Il Responsabile del Trattamento selezionerà le immagini da fornire a media esterni.
Nel modulo di consenso saranno chiarite le criticità e i rischi che questo Trattamento Dati comporta.
I Contitolari sono pronti a cancellare dalle loro pagine social e web immediatamente le immagini su richiesta degli interessati. La richiesta sarà eseguita anche qualora l’immagine ritragga altre persone oltre al richiedente.
I Contitolari ricevuta una richiesta di cancellazione si faranno parte attiva nel notificare la richiesta ai Contitolari terzi che avessero trattato l’immagine.
I moduli di consenso sono custoditi in forma cartacea in un apposito classificatore presso la sede del Responsabile del Trattamento e nelle sedi dei Contitolari.
Durata del Trattamento Dati
Le immagini riprese da dipendenti e collaboratori incaricati sono cancellate, in breve tempo, dopo il loro trasferimento al Responsabile. Le immagini ricevute e ritenute non utilizzabili sono cancellate al più presto, e comunque, entro la fine dell’anno solare. Le immagini presenti sui social media sono cancellate entro 5 anni dalla loro pubblicazione. Le immagini che restano in archivio sono cancellate dopo 5 anni con l’eccezione di poche immagini ‘storiche’. I moduli di consenso cartacei sono invece custoditi indefinitamente dai Contitolari.
Legittimità e base giuridica del Trattamento Dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio sensibile per la privacy, in particolar modo se minore. Tuttavia i Contitolari ritengono di avere un legittimo interesse nell’utilizzare immagini che esprimono la missione degli stessi o che ne documentano il lavoro svolto.
Quindi considerato che:
Gli Interessati hanno firmato un consenso esplicito e specifico.
I Contitolari hanno ricevuto un consenso esplicito e specifica e in caso di minore o di persona con disabilità da parte di ambedue i genitori che elenca i rischi legati alla pubblicazione.
La durata della pubblicazione è limitata.
Sono state prese numerose misure di riduzione dei rischi.
È possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei Dati.
I Contitolari ritengono il Trattamento Dati in questione legittimo e conforme al Regolamento europeo per la protezione dei Dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica necessaria.
Contitolari, Responsabile, Dpo
Contitolari del Trattamento denominato ‘Immagini’ sono:
Vale un Sogno Società Cooperativa Sociale, via Garibaldi, 5 int.27 – 37057 San Giovanni Lupatoto (VR), privacy@valemour.it
Fondazione Più di un Sogno Onlus, via Chiarenzi, 3 37059 Zevio (VR), privacy@piudiunsogno.org
Vale Un Sogno 2 Società Cooperativa Sociale, Via Castellino, 11/C, 10141, Torino, privacy@valemour.it
Responsabile del Trattamento è la Fondazione Più di un sogno.
Il Contitolare, vista la scala dei Dati trattati non ritiene al momento necessario nominare un Responsabile per la protezione dei Dati (DPO).
Qualunque motivo di insoddisfazione potrà essere da Lei riportato alla Autorità Garante per la protezione dei Dati personali, Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma, tel.: 06.696771, e-mail: garante@gpdp.it.